Recours à la sous-traitance : maîtriser l’obligation de vigilance

Les entreprises ayant recours à des sous-traitants sont tenues de vérifier que leurs prestataires s’acquittent de leurs obligations sociales.

L’Urssaf et les juridictions se montrent particulièrement strictes quant au respect de cette obligation par les donneurs d’ordre, dont la violation peut générer des sanctions particulièrement lourdes (notamment pénales et de solidarité avec le prestataire qui a eu recours au travail dissimulé).

Retour sur les obligations en la matière.

DOCUMENTS A TRANSMETTRE LORS DE LA CONCLUSION DU CONTRAT (PUIS TOUS LES 6 MOIS)

L’obligation de vigilance du donneur d’ordre à l’égard du sous-traitant s’applique dès lors que le contrat de prestation de service porte sur un montant au moins égal à 5 000 € HT.

Précisons à cet égard que :

• le périmètre des prestations de service concernées est extrêmement large puisque sont visées « l'exécution d'un travail, la fourniture d'une prestation de services ou l'accomplissement d'un acte de commerce » (C. trav., art. L. 8222-1) ;
• le seuil de 5 000 € HT s'apprécie au regard du montant total de la prestation, même si elle fait l'objet de plusieurs paiements ou factures séparées ;
• lorsque le montant final de la prestation est inconnu lors de la conclusion du contrat, mais qu’il est probable que le seuil soit dépassé au cours de la relation contractuelle, il est recommandé de solliciter une attestation de vigilance dès la conclusion du contrat.

Le donneur d’ordre doit se faire remettre par son prestataire, lors de la conclusion du contrat puis tous les 6 mois, trois types de documents différents :

1. une « attestation de vigilance », délivrée par l’Urssaf, dont l’objet est de certifier que le prestataire concerné est bien à jour de ses obligations en matière de déclarations et de paiement des cotisations et de contributions de sécurité sociale. Le prestataire peut solliciter la délivrance de cette attestation depuis son espace personnel sur le site internet de l’Urssaf. Elle est alors automatiquement générée, sauf bien sûr si le prestataire n’est pas à jour de ses obligations. Le donneur d’ordre ne doit pas se contenter d’obtenir de son prestataire cette attestation : il doit également en vérifier l’authenticité auprès de l’Urssaf, qui a mis en place un outil dédié sur son site internet (via l’utilisation d’un code de sécurité). La preuve de cette vérification doit être conservée.
2. un document justifiant, en fonction de l’activité du prestataire, de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés, ou au registre national des entreprises, ou de l’exercice de son activité en conformité avec les règles de sa profession (la liste des documents à fournir en fonction des situations est listée à l’article D. 8222-5 du code du travail).
3. la liste nominative des salariés étrangers employés par le prestataire et soumis à autorisation de travail. Cette liste doit être établie à partir du registre unique du personnel et préciser, pour chaque salarié concerné, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (C. trav., art. D. 8254-2).

ADAPTATIONS LORSQUE LE PRESTATAIRE EST ETABLI A L’ETRANGER

Les obligations pesant sur les entreprises ayant recours à un prestaire établi à l’étranger sont sensiblement identiques : les prestations de service visées, la périodicité d’obtention des documents ainsi que le seuil de déclenchement sont les mêmes.

Les informations et documents que le donneur d’ordre doit solliciter sont toutefois adaptés pour tenir compte des législations diverses auxquelles le prestataire peut être soumis. Le donneur d’ordre doit ainsi se voir remettre par son prestataire :

1. un document mentionnant son numéro individuel d'identification attribué en application de l'article 286 ter du code général des impôts. Si le prestataire n'est pas tenu d'avoir un tel numéro, un document mentionnant son identité et son adresse ou, le cas échéant, les coordonnées de son représentant fiscal ponctuel en France.
2. un document attestant de la régularité de sa situation sociale au regard du règlement (CE) n° 883/2004 du 29 avril 2004 ou d'une convention internationale de sécurité sociale et, lorsque la législation du pays de domiciliation le prévoit, un document émanant de l'organisme gérant le régime social obligatoire et mentionnant que le cocontractant est à jour de ses déclarations sociales et du paiement des cotisations afférentes, ou un document équivalent ou, à défaut, une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L. 243-15 du code de la sécurité sociale (soit un document mentionnant l'identification de l'entreprise, le nombre de salariés et le total des rémunérations déclarés au cours de la dernière période ayant donné lieu à la communication des informations). Dans ce dernier cas, le donneur d’ordre doit s'assurer de l'authenticité de cette attestation auprès de l'organisme chargé du recouvrement des cotisations et contributions sociales.

La rédaction du texte étant particulièrement large, les entreprises ayant recours à un prestataire étranger doivent être particulièrement vigilantes quant aux documents qui leurs sont fournis par leur prestataire au titre de la régularité de leur situation sociale : c’est au donneur d’ordre qu’il revient de vérifier que les documents qui lui sont transmis sont conformes au texte en fonction de la législation étrangère concernée.

1. un document attestant de son immatriculation à un registre professionnel, si elle est obligatoire dans le pays d'établissement ou de domiciliation (la liste des documents à fournir en fonction des situations est listée à l’article D. 8222-7 du code du travail).
2. Dans l’hypothèse où il détache des salariés en France pour l'exécution du contrat concerné, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail. Cette liste doit préciser, pour chaque salarié concerné, sa date d'embauche, sa nationalité et le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

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