Si la signature manuscrite conserve sa symbolique, notamment lors de la conclusion d’un contrat de travail ou d’un accord collectif, la praticité de la signature électronique séduit. Méfiance toutefois lors du choix du recours à la signature électronique !
La facilité serait de se contenter d’une signature manuscrite « scannée ». Si la Cour de cassation a pu considérer que l’usage d’une telle signature n’équivalait pas à une absence de signature, elle n’a, toutefois, pas la valeur d’une signature électronique (Cass. soc., 14 décembre 2022, n° 21-19.841). Par conséquent, elle est à proscrire pour les actes juridiques de quelque nature que ce soit (contrat de travail, avenant, lettre de licenciement, …).
La signature électronique peut avoir la même valeur qu’une signature manuscrite sous réserve que la personne signataire puisse être identifiée et qu'il soit établi que l’intégrité du document signé n’a pas pu être altérée.
L’article 1367 du Code civil et le règlement européen eIDAS encadrent le recours à la signature électronique.
Il existe selon ce règlement 4 niveaux de signature électronique, dont la mise en œuvre est plus ou moins complexe et qui offrent à ses utilisateurs une sécurité plus ou moins importante.
1ER NIVEAU : LA SIGNATURE ELECTRONIQUE « SIMPLE »
Elle présente un faible niveau de sécurité car elle ne permet pas d’identifier son auteur. Elle doit donc être réservée à des actes qui ne présentent pas d’enjeux juridiques. Elle pourra par exemple être utilisée pour matérialiser la transmission d’une simple information telle une note de service. En revanche, elle doit être proscrite pour la conclusion d’un acte juridique créant un engagement (comme un contrat de travail, par exemple).
À noter :
Une signature électronique simple n'offre aucune garantie d'intégrité du document ni de non-répudiation. En cas de litige, sa valeur probante reste très limitée.
2E NIVEAU : LA SIGNATURE ELECTRONIQUE « AVANCEE »
Cette signature offre davantage de sécurité que la précédente, car elle permet d’identifier le signataire. Elle constitue le premier niveau de signature accepté par les services en ligne des services publics, en application du règlement eIDAS.
Elle permet de détecter toute modification ultérieure du document signé électroniquement.
Cette signature électronique ne dispose cependant que d’une présomption simple d’identité ce qui signifie que son auteur devra prouver en être véritablement l’auteur. Elle peut être notamment utilisée pour la signature de document interne n’ayant que peu ou pas de conséquence (tel que par exemple un compte-rendu d’entretien).
En pratique :
De nombreux prestataires proposent des solutions de signature avancée conformes au règlement eIDAS. Leur fiabilité repose sur des mécanismes d'identification sécurisés : envoi d'un code de validation par SMS, génération d'un lien unique à validité limitée, horodatage cryptographique ou double authentification. Ces procédés permettent de tracer l'identité du signataire et de garantir la non-altération du document.
3E NIVEAU : LA SIGNATURE ELECTRONIQUE « AVANCEE AVEC CERTIFICAT QUALIFIE »
Ce niveau de signature permet de justifier de manière fiable de l’identité du signataire, par exemple en saisissant un code envoyé par SMS ou sur une application.
Le certificat qualifié de signature électronique est une attestation de l’identité du signataire. Il garantit la validité de la signature et l’identité de son signataire (a minima son nom, son pseudonyme ou son numéro d’immatriculation dans le cas d’une entreprise).
Ce niveau de signature est le minimum requis lors de la conclusion d’un contrat de travail ou d’un accord collectif.
Bon à savoir :
Ce type de signature présente une présomption de fiabilité : en cas de contestation, c’est à la partie qui la conteste de prouver qu’elle n’est pas valide. Pour sécuriser la preuve en cas de litige, il est donc recommandé d’utiliser au minimum une signature « avancée avec certificat qualifié » voire une signature « qualifiée » plutôt qu’une « simple ».
4E NIVEAU : LA SIGNATURE ELECTRONIQUE « QUALIFIEE »
Ce niveau permet de s’assurer de façon fiable de l’identité du signataire grâce au certificat qualifié de signature électronique, tout en s’assurant de la sécurité des données contenues dans le document signé grâce à l’utilisation d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, certifié par l’ANSSI.
Seule cette signature électronique est considérée par l’article 1367 du Code civil comme juridiquement équivalente à une signature manuscrite.
Elle est à réserver aux actes juridiques pour lesquels l'authentification du signataire est fondamentale (tels que la notification d’un licenciement ou encore un acte notarié).
En pratique :
Pour garantir la conservation et la traçabilité, il est recommandé d’utiliser un système d’archivage électronique sécurisé. Celui-ci doit garantir l’intégrité et la disponibilité du document sur toute la durée légale de conservation.
A retenir : Préalablement au choix de la signature électronique, déterminer le niveau de sécurité juridique que vous souhaitez donner à ce document, eu égard au type de document, à sa portée et au risque de litige.
Pour le recours à la signature électronique avancé avec certificat qualité, recourir à un prestataire qualifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). Enfin, assurez-vous que votre processus de signature respecte le RGPD (protection des données personnelles) et que les documents signés sont archivés de manière inaltérable, conformément aux exigences de non-répudiation prévues par le règlement eIDAS.
MISE À JOUR OCTOBRE 2025
eIDAS 2.0 : Les nouveautés pour la signature électronique en 2025
Le règlement eIDAS 2.0 a été adopté le 20 mai 2024 et apporte des évolutions majeures :
- Portefeuille européen d'identité numérique (EUDI Wallet) : prévu pour 2026, il permettra de stocker et gérer vos documents d'identité numériques de manière sécurisée.
- Nouveaux services de confiance qualifiés : archivage électronique, gestion des dispositifs de signature à distance, attestations électroniques d'attributs.
- Harmonisation européenne renforcée : meilleure interopérabilité entre les États membres pour les transactions transfrontalières
Bon à savoir : Ces évolutions n'impactent pas immédiatement les pratiques actuelles mais préparent l'avenir de l'identité numérique en Europe.
FAQ – Signature électronique et contrat de travail
La signature électronique d’un contrat de travail a-t-elle la même valeur qu’une signature manuscrite ?
Oui, si elle respecte les conditions du Code civil et du règlement eIDAS : identification du signataire, intégrité du document et recours à un prestataire de confiance (certifié ANSSI).
Quelle est la différence entre une signature simple et une signature qualifiée ?
La signature qualifiée repose sur un certificat délivré par un prestataire agréé et garantit une authentification forte, contrairement à la signature simple, qui ne prouve pas l’identité du signataire.
Combien de temps conserver les documents signés électroniquement ?
Ils doivent être conservés dans un système d’archivage électronique qui garantit leur intégrité, leur accessibilité et leur traçabilité pendant la durée légale applicable .
Quels sont les critères pour qu’une signature électronique ait une valeur juridique ?
Pour être valable, une signature électronique doit :
- permettre d’identifier le signataire de façon fiable ;
- être liée exclusivement au document signé ;
- garantir l’intégrité du contenu, c’est-à-dire qu’il n’a pas été modifié après signature.
Ces conditions assurent la validité juridique de la signature électronique dans le cadre du droit du travail et la rendent opposable devant les juridictions.
Dans quelle mesure un employeur peut recourir à un dispositif de signature électronique ?
L'employeur peut recourir à la signature électronique dans le cadre de la relation de travail, mais sous certaines conditions. Le salarié doit être informé des modalités de signature et disposer des moyens techniques nécessaires pour signer électroniquement (accès internet, terminal compatible). Il est recommandé de prévoir cette possibilité dans le règlement intérieur ou un accord d'entreprise. En cas de difficulté technique ou de refus du salarié, l'employeur doit pouvoir proposer une alternative (signature manuscrite).
