TPE-PME… et si vous aidiez vos salariés à partir en vacances ?

Dans les entreprises dépourvues de CSE à compétences élargies (entreprises de moins de 50 salariés ou entreprises de plus de 50 salariés présentant un PV de carence), se pose régulièrement la question de savoir si l’employeur peut offrir des avantages à ses collaborateurs qui seraient qualifiés d’activités sociales et culturelles (et bénéficieraient des exonérations de charges sociales qui y sont attachées).

Il existe effectivement une tolérance administrative en la matière…

Par principe, les sommes ou avantages alloués aux travailleurs à l’occasion ou en contrepartie de leur prestation de travail, que ce soit par le CSE ou directement par l’employeur, sont soumises aux cotisations et contributions sociales (CSS, art. L. 242-1 et L. 136-1-1).

Par exception toutefois, l’ACOSS considère que sont exclues de l’assiette des cotisations certaines prestations en nature ou en espèces servies par les CSE aux salariés, ou anciens salariés, et au bénéfice de leur famille, dès lors qu’elles se rattachent directement à leurs activités sociales et culturelles.

Ces exceptions font en effet l’objet de tolérances ministérielles exposées dans une instruction ministérielle n°986 du 17 avril 1985 complétée par lettre circulaire ACOSS n°1986-17 du 14 février 1986 (non encore reprise dans le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale).

Parmi ces exceptions, on trouve notamment :

• les participations favorisant le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls,
• les aides aux vacances attribuées par les CSE sous forme de chèquesvacances,
• les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques, de spectacle, de pratique sportives et notamment du remboursement du coût des abonnements, adhésions, forfaits, droits d’entrée dans le domaine de la culture, des spectacles, des loisirs ou du sport.

… qui permet de favoriser le départ en vacances des salariés …

Plus particulièrement s’agissant des participations aux vacances, elles peuvent prendre la forme d’une prise en charge directe ou d’un remboursement a posteriori des sommes payées par les salariés et sont exclues de l’assiette des cotisations et contributions sociales, sans limite de montant. 

… directement mobilisable par les employeurs …

En l’absence de CSE, l’ACOSS considère que cette tolérance est également applicable aux prestations directement servies par l’employeur qui décide de mettre en place un dispositif assimilable à une activité sociale et culturelle.

… et soumise à certaines conditions de mise en place

S’agissant toutefois d’une tolérance, compte tenu de son caractère dérogatoire, l’ACOSS rappelle qu’elle doit recevoir une stricte application, notamment s’agissant des conditions à remplir pour pouvoir en bénéficier. Ces conditions sont les suivantes :

• l’aide financière au départ en vacances doit être personnalisée (le bénéficiaire peut être précisément identifié),
• le montant de l’aide ne doit pas dépasser les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ou celles qui aurait été réglé par lui s’il s’agit d’une prise en charge directe,
• les dépenses engagées par (ou pour) le salarié (pour luimême, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatifs de scolarité) sont justifiées (notes de séjour, factures, etc…),
• la relation entre l’utilisation de l’aide financière et les vacances peut être établie.

Ces conditions excluent donc de la tolérance, et par conséquent de l’exonération de charges sociales, une prime qui serait allouée indistinctement à tous les salariés et sans justification de dépenses.

Par ailleurs, l’employeur qui souhaite mettre en place une aide doit, dans le cadre d’une décision unilatérale qui devra être portée à la connaissance de l’ensemble des salariés, définir les modalités d’attribution de celle-ci et les justificatifs qu’il impose.

Les modalités d’attribution de ces avantages ainsi fixées doivent reposer sur des critères objectifs et respecter le principe d’égal accès aux avantages et d’égalité de traitement.

Il n’est par exemple pas possible d’exclure certains salariés du fait de leur statut professionnel (type de contrat, temps de travail, montant de la rémunération, …) ou en raison d’un critère d’ordre professionnel (atteinte d’objectifs professionnels par exemple).

En revanche, l’ACOSS considère qu’une condition d’ancienneté, qui ne peut dépasser 6 mois, est possible, de même que des critères sociaux objectifs et prédéterminés (exemple : aide modulée en fonction du nombre d’enfants à charge ou des revenus du foyer).