Accueil d’un stagiaire : quelles obligations ?

Source : economie.gouv.fr

Qu’est-ce qu’un stage ?

Le code de l’éducation définit le stage comme une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel. Il permet à l’élève ou l’étudiant de développer des compétences professionnelles et de mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle.

Cette période doit faire l’objet d’une convention entre le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement.

Dans quel cadre pouvez-vous accueillir un stagiaire ?

La personne accueillie en stage doit obligatoirement suivre un cursus de formation, dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement (article D124-2 du code de l’éducation).

En d’autres termes, vous ne pouvez pas accueillir de stagiaire en dehors d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

Tout stage doit par ailleurs faire l’objet d’un double encadrement :

• par un enseignant référent désigné au sein des équipes pédagogiques de l’établissement d’enseignement,
• et par un tuteur désigné par l’entreprise, chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire.

Quelles missions pouvez-vous confier à un stagiaire ?

Un stage doit permettre au stagiaire d’acquérir et de mettre en œuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être « conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil » (article L124-1 du code de l’éducation).

À noter : il n’est pas possible de conclure une convention de stage dans les cas suivants (article L124-7 du code de l’éducation) :

• pour remplacer un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail,
• pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,
• pour faire face à un accroissement temporaire d’activité,
• pour occuper un emploi saisonnier.

Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir en même temps ?

Cela dépend de la taille de l’entreprise (article R124-10 du code de l’éducation) :

• les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir trois stagiaires maximum en même temps,
• pour les entreprises de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas excéder 15 % de l’effectif.

À propos du délai de carence

Sur un même poste, l’employeur doit respecter un délai minimal (appelé « délai de carence ») pour pouvoir proposer un nouveau stage. Il correspond à un tiers de la durée du stage précédent.

Ainsi, si le précédent stage avait une durée de trois mois, l’employeur doit respecter un délai d’un mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Combien de temps un stage peut-il durer ?

La durée maximale d’un stage est de six mois par organisme d’accueil et par année d’enseignement (article L124-5 du code de l’éducation).

Pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, en considérant que :

• sept heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
• 22 jours de présence, consécutifs ou non, représentent un mois.

La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.

De plus, le temps de travail du stagiaire ne doit pas dépasser 35 heures par semaine, sauf exceptions prévues par la réglementation. 

Quelles sont les règles concernant la convention de stage ?

Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont il dépend.

Cette convention fixe les règles obligatoires ou facultatives relatives au bon déroulement du stage. Elle doit notamment renseigner les informations suivantes (article D124-4 du code de l’éducation) :

• l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement,
• les activités confiées au stagiaire et les compétences à acquérir au cours du stage,
• les noms de l’enseignant référent et du tuteur dans l’organisme d’accueil,
• les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,
• les conditions d’autorisation d’absence,
• le taux horaire de la rémunération (appelée « gratification », voir le paragraphe suivant), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement,
• les éventuels avantages accordés au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais…),
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.

En savoir plus sur le contenu de la convention de stage

Devez-vous verser une gratification financière au stagiaire ?

Le versement d’une gratification mensuelle au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de deux mois consécutifs. Si sa présence n’est pas continue, la gratification doit être versée à partir de la 309e heure de stage.

Le montant minimum est fixé à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,35 € par heure de présence effective depuis le  1er janvier 2024.

En dessous de cette durée de deux mois, la gratification est facultative et relève d’une négociation entre le stagiaire et l’organisme d’accueil.

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Le site entreprendre.service-public.fr propose un simulateur vous permettant de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.

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De quels droits et avantages financiers le stagiaire bénéficie-t-il ?

Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre et conditions que les salariés de l’organisme d’accueil, de protection et de droits, liés notamment au harcèlement moral ou sexuel (article L124-12 du code de l’éducation). Il a également accès aux mêmes avantages que les salariés tels que les activités culturelles et sociales du comité d’entreprise. Il en est de même pour l’accès au restaurant d’entreprise ou concernant l’octroi de titres-restaurant.

À propos des frais de transport

Concernant les frais de transports publics (métro, bus, location de vélo…) engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de stage depuis son domicile, le remboursement d’une partie de ces frais est une obligation pour l’employeur (article L3261-2 du code du travail). La proportion prise en charge varie selon le secteur privé et public.

En revanche, la prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels pour se rendre sur le lieu de travail n’est pas obligatoire. Le code du travail stipule que l’employeur « peut prendre en charge » ce type de déplacement. La prise en charge doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur (article L3261-4 du code du travail).

Quelles formalités effectuer à la fin du stage ?

À la fin de la période de stage, vous devez remettre au stagiaire une attestation. Celle-ci mentionne la durée effective du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Retrouvez un modèle d’attestation de stage

De son côté, le stagiaire transmet à son établissement d’enseignement un document dans lequel il évalue la qualité de son stage.

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