Frais de transport des salariés : quelles obligations ?

Source : actualités du Ministère de l’économie

Prise en charge des frais de transport : êtes-vous concerné ?

Tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d’abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s’agissant de moyens de « transports publics de personnes » (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos », précise le code du travail.

Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l’employeur ?

Votre participation est obligatoire à condition dès lors que le salarié possède l’un des titres suivants :

• une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
• un abonnement à un service public de location de vélos.

Vous n’êtes en revanche pas tenu de prendre en charge les frais de carburant des salariés pour se rendre sur le lieu de travail.

Notez que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

Quel est le montant de votre participation à la prise en charge obligatoire des frais de transport des salariés ?

Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur d’au moins 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple : le train et le bus).

Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % » (article R3261-8 du code du travail).

Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez alors rembourser la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.

Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (article R3261-7 du code du travail).

Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l’employeur ?

L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale (article L3261-4 du code du travail), et bénéficie alors à tous les salariés de l’entreprise, stagiaires compris.

Cette prise en charge peut alors prendre plusieurs formes :

• versement d’une prime couvrant tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique des salariés,
• versement d’indemnités kilométriques calculées selon le barème des frais professionnels.

Le forfait mobilités durables dans le secteur privé

Avec le forfait mobilités durables (FMD), les employeurs peuvent prendre en charge, sans obligation, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :

• le vélo, avec ou sans assistance,
• le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
• les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement),
• les autres services de mobilité partagée,
• le cyclomoteur (véhicule de catégorie L1e ou L2e), la motocyclette (véhicule de catégorie L3e ou L4e) et l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service,
• depuis le 1er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel, motorisé ou non, dont le salarié est propriétaire (type trottinette).

La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 euros par an et par salarié en 2024, et 900 euros pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Lorsque le salarié cumule le forfait mobilités durables avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d’exonération est relevé à 900 euros au 1er janvier 2025.

Crédit photo : iStock.com